Comment améliorer la gestion de projets dans votre petite entreprise

Avec le bon cadre pour gérer différents processus dans votre entreprise, vous pouvez économiser beaucoup de temps, d’argent et d’efforts. Plus important encore, une bonne gestion de projets peut vous aider à fournir des services de qualité, à réduire les coûts généraux et simplifier les processus de travail tout en développant de solides relations clients.

Si vous cherchez à développer ou améliorer la gestion de projets pour votre petite entreprise, voici comment procéder.

1. Identifiez vos points faibles et définissez vos objectifs

Pour commencer, identifiez les faiblesses de votre entreprise et établissez un plan de gestion de projet pour les surmonter.

La première étape pour commencer à construire une stratégie de gestion de projet sans faille consiste à identifier ce qui ne va pas. Il se peut que vos processus actuels fonctionnent bien, mais alors que votre petite entreprise grandit, ils pourraient devenir inefficaces.

Étudiez donc votre entreprise avec soin et identifiez où il est possible de mieux faire. Vos faiblesses deviendront les objectifs de votre stratégie de gestion de projet.

Voici quelques questions pour vous aider à identifier les défauts de votre entreprise :

• Où sont les goulots d’étranglement dans votre processus de travail ?
• Quelle est la cause la plus courante de l’insatisfaction client ?
• Quelle est la cause du mécontentement dans votre équipe ?
• Quelles étapes sont trop longues et mécaniques ?
• Qu’est-ce qui coûte trop cher ?

En répondant à certaines de ces questions, vous réévaluerez nombre de vos opérations d’entreprise.

Ce simple exercice vous aidera à définir quel est l'objectif de votre projet, vous offrant ainsi une direction pour améliorer vos efforts en matière de gestion de projets.

2. Créez un planning et un budget pour différents flux de travail

Une fois vos faiblesses identifiées, la prochaine étape consiste à créer un planning et un budget pour vos projets.

Voici quelques étapes pour créer un budget :

• Déterminez vos recettes – identifiez vos revenus mensuels en prenant en compte toutes les sources de revenus
• Déterminez vos coûts fixes – le loyer, les charges, les salaires, les impôts, etc.
• Déterminez vos dépenses variales – Certaines charges, les fournitures et l'équipement de bureau, les formations, etc.
• Soyez prêt à faire face à des coûts inattendus – Ayez un budget spécialement dédié aux dépenses spéciales
• Calculez votre revenu total et votre résultat total

3. Etablissez des délais et fixez des étapes

Lorsque vous savez ce que vous voulez et comment l’accomplir, commencez à fixer les étapes pour vos projets. Pour que votre projet tienne la route, il est utile de créer un plann d'action.

Définir différentes cibles et des délais spécifiques pour chaque objectif vous aidera à évaluer dans quelle direction vous allez. Cela simplifiera également la tache pour mesurer l’impact de vos stratégies de gestion de projet.

Pour chaque projet, établissez des délais pour partager la charge de travail et pour que chaque contributeur individuel puisse prendre part au processus.

Fixer des délais vous permettra également de suivre si vous êtes en avance ou en retard sur votre programme.

4. Utilisez le bon outil pour collaborer avec votre équipe

La gestion de projets est devenue un aspect indispensable de la gestion d’entreprise, qu’elle soit petite ou grande. Peu importe le secteur dans lequel vous travaillez, un outil de gestion de projet constitue une solution fiable pour un suivi de bout en bout.

Il existe de nombreux outils de planification et de gestion sur le marché pour répondre à ces besoins.

Un outil de gestion de projet typique vous permet de maintenir des flux de données sans fin dans des visualisations créatives pour que votre équipe soit sur la même longueur d'onde, pour analyser et ajuster vos informations, etc.

Effectuez des recherches approfondies pour choisir l'outil d’entreprise le mieux adapté à vos besoins. Voici quelques outils de gestion de projet populaires que vous pouvez explorer :

• Trello
• Asana
• Basecamp
• Monday.com
• Airtable

5. Encouragez la prise de responsabilités

L’un des défis les plus courants dans une petite entreprise est le manque de prise de responsabilités.

Un bon plan de gestion de projets peut apporter davantage de clarté à votre équipe avec des responsabilités bien définies pour chaque individu. Lorsque chaque membre est sur la même longueur d’ondes, le risque d’erreur diminue et il existe une plus grande motivation au sein de l’équipe. Par ailleurs, la coordination et le travail d’équipe deviennent faciles.

Pour les entreprises à croissance rapide, la prise de responsabilité est la partie la plus cruciale de la gestion de projets. Voici quelques conseils pour y parvenir:

• Définissez votre culture d’entreprise et faites de la prise de responsabilité l’un des pilliers essentiels. Le meilleur moyen pour que les employés suivent un principe, c’est que celui-ci soit profondément encré dans la culture d’entreprise.
• Montrez l’exemple - donnez aux parties prenantes et aux décideurs les moyens d'être responsables de manière évidente afin que d'autres puissent observer et suivre la même attitude.
• Communiquez très clairement les rôles et responsabilités au sein de l'organisation et des équipes indépendantes pour éviter toute zone de flou.
• Offrez des formations régulières et des ressources avec des blogs, des cours et des webinaires pour permettre aux employés de se développer.
• Récompensez les employés avec de bonnes performances et suivez régulièrement les progrès des autres pour définir les stratégies en conséquence.

6. Suivez les progrès effectués pour vous améliorer

Il ne suffit pas de créer un cadre de gestion de projet. Vous devez l'examiner en action et évaluer les résultats de manière cohérente.

Le suivi de ces résultats vous aidera à déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, étape pouvant être effectuée via un outil de collaboration mais qui nécessite une gestion et une supervision globales. Pour cela, il est préférable de nommer un chef de projet pour chaque équipe afin de suivre les progrès et d'apporter des améliorations.

La mesure du succès d'une stratégie de gestion de projet ne dépend pas nécessairement de résultats tangibles.

Évaluez le succès de votre framework en prenant en compte :

• l'inefficacité
• la réduction du travail manuel
• les retards dans le respect des délais
• et des paramètres similaires.

Conclusion

Avec une main concluant une nouvelle affaire et l'autre signant une facture, les propriétaires de petites entreprises sont connus pour faire plusieurs choses en même temps. Mais une gestion de projet efficace peut leur permettre de concentrer leurs compétences uniquement là où elles sont essentielles.

La gestion et la planification de projets contribuent grandement à aider les équipes de petites entreprises à collaborer sur les bons fronts avec les bonnes ressources.

Ces conseils en gestion de projet peuvent permettre à votre petite entreprise de garder une longueur d'avance, de respecter les délais, de renforcer le travail d'équipe et de rationaliser plusieurs processus de travail.

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Adela Belin est spécialiste en marketing de contenu et blogueuse chez Writers Per Hour. Elle aime partager des histoires dans l'espoir de faire une différence dans la vie des gens et de contribuer à leur croissance personnelle et professionnelle. Retrouvez-la sur Twitteret LinkedIn.