Guide ultime des bonnes pratiques de gestion des domaines

A l'ère du numérique, posséder une forte présence en ligne est un facteur crucial pour le succès d'une entreprise. Aujourd'hui, nous dépendons d’Internet pour toute information concernant les produits et services qu'une entreprise offre. L'élément clé pour rendre votre présence en ligne possible est un simple nom de domaine. Pour cette raison, les noms de domaine sont traités comme l'un des actifs les plus importants d'une entreprise.

Les entreprises bénéficiant d'une présence globale gèrent souvent un large portefeuille de domaines comptant des centaines de domaines associés à autant d'extensions. S'il est négligé, ce processus complexe peut causer un certain nombre de problèmes, comme la pénurie, le détournement ou le vol de domaines, pour n'en nommer que certains. Une mauvaise gestion de domaine peut être préjudiciable à la protection de la marque, entraînant des problèmes plus importants tels que la contrefaçon de marque ou le cybersquatting.

Ce guide de bonnes pratiques en 6 étapes aidera votre entreprise à élaborer une politique et des directives de gestion de domaine robustes pour protéger la réputation et l'image de la marque et garantir une approche cohérente à l'échelle de l'entreprise.

1. Définition de la politique d'entreprise
2. Consolidation des domaines
3. Enregistrement de plusieurs variations
4. Amélioration des pratiques en matière de sécurité
5. Relations entre le nom de domaine, la marque déposée et la propriété intellectuelle (PI)
6. Choix du bon fournisseur de domaine

Étape 1 Définition de la politique d'entreprise

La première étape pour une gestion efficace des domaines consiste à définir des directives et politiques internes.

Que devez-vous prendre en compte lors du développement d'une politique de Gestion des Domaines d'entreprise ?

Selon le type d'entreprise et ses objectifs, prenez en compte les points suivants :

• Type d'entreprise et objectifs
• Stratégie d'enregistrement de marque déposée
• Définition du processus interne
• Produits et services
• Processus de redirection de domaine
• Informations de contact administratives et relatives à l'enregistrement / WHOIS
• Activités de relations publiques
• Activités légales & informatiques

Étape 2 Consolidation des domaines

Travaillez avec les filiales commerciales et les divisions locales pour identifier tous les noms de domaine enregistrés dans l'entreprise auparavant.

Consolidez et transférez tous les noms de domaine à un seul bureau d'enregistrement. Il est préférable de chercher un bureau d'enregistrement offrant autant d'extensions de domaine possibles.

Étape 3 Enregistrement de plusieurs variations

Une pratique recommandée est d'enregistrer les variations du nom de domaine de votre marque.

Enregistrer plusieurs variations de votre domaine peut bénéficer à votre entreprise de multiples façons, que ce soit en boostant la visibilité de plusieurs mots-clés compétitifs dans les moteurs de recherche ou en réduisant la perte de trafic liée aux fautes d'orthographe.

Voici les types de variations de noms de domaine que nous recommandons d'enregistrer :

• Les extensions génériques populaires de premier niveau (gTLD) comme .com, .net et .org
• Les extensions de domaine géographiques de premier niveau (ccTLD) comme .de, .us, etc.
• Les fautes d'orthographe les plus courantes de votre domaine : brand.com, brands.com, brnds.com. Exemple célèbre : google.com est aussi enregistré sous le nom gogle.com.
• Les versions au singulier, pluriel et avec tiret de votre nom, sans oublier votre acronyme. Les acronymes sont tout aussi susceptibles d'être mal épelés que votre nom de domaine complet.
• Les nouveaux domaines de premier niveau génériques spécifiques à votre industrie

Extensions de domaine additionnelles par industrie

• Business & Service : .associates, .business, .consulting, .coop, .gmbh, .group, .holdings, .icu, .inc, ltd, .sarl, .services, .solutions, .support
• Arts & Médias :.actor, .art, .camera, .design, .photography, .ink, .productions, theater, .video
• E-Commerce & Vente : .blackfriday, .christmas, .click, .deals, .delivery, .link, sale, .store, .shopping
• Éducation & Religion : .academy, .college, .courses, .degree, .education, .institute, .mba, .school, .university
• Santé, Sports & Fitness : .care, .center, .clinic, .dental, .fitness, .healthcare, .health, .hospital, .rehab, .surgery, .vision, .yoga
• Hôtellerie, Événements & Tourisme : .cafe, .catering, .club, .cruises, .events, .florist, .flowers, .golf, .guide, .restaurant, .travel, .tours, .voyage, .wedding, .wine, .vin
• Ressources Humaines & Recrutement : .career, .careers, .expert, jobs, .team, .training, work
• Services Juridiques & Financiers: .accountant, .attorney, .bank, .broker, .capital, .cash, .credit, exchange, .finance, .fund, .insurance, .investments, .law, .lawyer, .legal, .loan, .mortgage, .tax
• Marketing, Actualités & Communications : .ad, .agency, .blog, .chat, .digital, .email, .marketing, .media, .news, .online, .ppress, .promo, .reviews, .social,. tips
• Gouvernement & But non Lucratif : .aero, .army, .charity, .community, .foundation, .ngo, .vote
• Immobilier, Maison & Construction : .apartments, .casa, .cleaning, .condos, .construction, .estate, .immo, .lease, .maison, .mobi, .rent, .villas
• Éco, Énergie & Environnement : .bio, .earth, .eco, .energy, .green, .organic, .solar
• Technologie : .ai, .app, .cloud, .dev, .download, .host, .io, .network, .site, .software, .storage, .systems, .tech, .technology, .website, .xyz

Pour plus d'étapes et d'astuces pour définir votre politique d'entreprise, consolider vos domaines et enregistrer de multiples domaines, téléchargez notre Guide Complet des Bonnes Pratiques de Gestion des Domaines d'Entreprise.

Étape 4 Amélioration des pratiques en matière de sécurité

Les entreprises ont besoin de prioriser la sécurité des domaines pour éviter les problèmes comme le détournement, le vol et les escroqueries de domaine. Il existe plusieurs façons d'améliorer votre processus interne :

• Activer l'option Domain Privacy : vos informations de contact ne seront pas publiquement disponibles dans la base de données Whois. Elle garantit votre anonymat tout en garantissant la propriété légale du nom de domaine ;
• Configurez la vérification en deux étapes : bloque les accès non autorisés. Cela implique également que vous avez besoin d'un mot de passe fort.
• Choisissez une solution DNS robuste : un réseau DNS professionnel assure une performance plus sûre et plus rapide, sans redondance ni interruption ;
• Améliorez la visibilité globale sur les niveaux d'accès et les droits ;
• Assurez la protection de votre site avec un certificat SSL professionnel ;
• Autres pratiques recommandées :
• • Enregistrez votre nom de domaine pour une plus longue période
  • Utilisez le renouvellement automatique et la sauvegarde des détails de paiement
  • Verrouillez toujours vos noms de domaine pour éviter les transferts des bureaux d'enregistrement
  • Utilisez le service de verrouillage du registre pour vos domaines les plus importants

Étape 5 Relations entre le nom de domaine, la marque déposée et la propriété intellectuelle (PI)

Différence entre Nom de Domaine et Marque Déposée

Contrairement à une idée courante, le nom de domaine ne constitue pas une marque déposée.

Voici les principales différences entre nom de domaine et marque déposée :

Problèmes de marque déposée & PI liés aux noms de domaine

La croissance d'Internet et l'expansion des noms de domaine ont fourni un terrain fertile pour diverses activités illégales et conflits liés aux marques déposées, à la propriété intellectuelle et aux noms de domaine.

• Atteintes aux marques déposées et à la propriété intellectuelle

Dans certains cas, le contenu et l'utilisation du nom de domaine sur des sites tiers peuvent ternir la réputation d'une marque existante. Les titulaires de marques trouvent souvent leurs marques répliquées sur des sites tiers, ce qui induit en erreur les consommateurs et peut être utilisé pour des ventes contrefaites.

Que dois-je faire en cas d'atteinte à la marque déposée et aux droits d'auteur ?

Les plaintes concernant la violation de marques déposées ou de droits d'auteur en raison du contenu du site Web et des noms de domaine sont hors de la portée et de l'autorité de l'ICANN. Pour ces types de plaintes, veuillez vous référer à l'une des options ci-dessous :

1. Vous pouvez contacter le titulaire du domaine directement et tenter de régler votre litige à l'amiable ;
2. Si vous pouvez prouver l'atteinte à la PI, il est possible que vous puissiez entamer une procédure administrative dans le cadre de la politique de solutionnement.

• Cybersquatting

Une politique de gestion des domaines est nécessaire afin d'éviter les problèmes tels que le cybersquatting.

Que dois-je faire si je suis victime de cybersquatting ?

En cas de cybersquatting, deux solutions s'offrent à vous :

1. Poursuivre en justice le cybersquatteur afin d'obtenir le transfert du domaine litigieux
2. Utiliser les systèmes d'arbitrage internationaux de l'ICANN

Mécanismes de résolution des litiges liés aux noms de domaine

Depuis 1999, le Centre d'Arbitration et de Médiation de l'OMPI offre plusieurs mécanismes de résolution des litiges liés aux noms de domaine.

Moyens d'action préventifs

• Trademark Clearinghouse (TMCH)

Qu'est-ce que la Trademark Clearinghouse (TMCH) ?

Un mécanisme de protection des droits (RPM) introduit par l'ICANN en 2013 afin d'aider les titulaires de marque déposée à protéger leurs droits pendant l'expansion de nouveaux gTLD sur le marché DNS.

Le mécanisme de la Trademark Clearinghouse fonctionne comme un dépôt central d'enregistrements de marques déposées. Il authentifie les informations des titulaires de droits et fournit ces informations aux registres et bureaux d'enregistrement.

Quels sont les avantages de l'enregistrement d'une marque déposée avec la Clearinghouse ?

• L'accès à l'enregistrement Sunrise avec les registres de nouveaux gTLD, fournissant aux titulaires de marques déposées l'opportunité d'enregistrer des noms de domaines avec un TLD avant que l'enregistrement général ne soit disponible pour le public ;
• Accès prioritaire pour que les titulaires de droits demandent des noms de domaine associés à la marque déposée ;
• Service de réclamations de marques déposées : notification au titulaire de droit après l'enregistrement, permettant une action immédiate si le domaine enregistré enfreint des droits.
• Service de revendication de marque déposée

Protégez votre marque et enregistrez votre marque déposée à la Trademark ClearingHouse.

• Liste de domaines de marques déposées protégées (DPML)

Qu'est-ce que la liste de domaines de marques déposées protégées (DPML)

Un mécanisme de protection des droits (RPM) fonctionnant avec la Trademark Clearinghouse (TMCH). Il fournit aux titulaires de marques un moyen de protéger leur marque déposée, y compris des termes et expressions contenant leur marque déposée. Cette protection fonctionne sur toutes les extensions de domaine de registres utilisant le système DPML.

Quels sont les avantages du DPML ?

L'inscription à la DPML donne aux titulaires de marque déposée le droit de bloquer l'enregistrement de leurs noms de marque pour tous les TLD pris en charge par un registre. Le titulaire de marque déposée peut soumettre une correspondance exacte et l'entrée sera ensuite bloquée de tous les enregistrements associés à des nouveaux TLD pour ce registre.

En savoir plus sur le fonctionnement de la DPML

Moyens d'action défensifs

Si un litige survient entre vous et un tiers concernant l'enregistrement et l'utilisation d'un nom de domaine que vous avez enregistré, vous pouvez choisir l'un des mécanismes de résolution suivants.

• Règlement uniforme des litiges relatifs aux noms de domaine (UDRP)

Qu'est-ce que l'UDPR ?

Un mécanisme de protection des droits (RPM) fonctionnant avec la Trademark Clearinghouse (TMCH). Il fournit aux titulaires de marque un moyen de protéger leur marque déposée, y compris des termes et expressions contenant leur marque déposée. Cette protection fonctionne sur toutes les extensions de domaine de registres utilisant le système DPML.

Quelles sont les caractéristiques clés de l'UDRP ?

• Applicable à tous les gTLD (.aero, .asia, .biz, .cat, .com, .coop, .info, .jobs, .mobi, .museum, .name, .net, .org, .pro, .tel and .travel), les nouveaux gTLD et certains ccTLD ;
• Solution : utilisée dans le but de récupérer ou d'annuler un nom de domaine soupçonné d'être cyber-squatté ;
• Durée du processus : 2 mois en moyenne ;
• Depuis sa création il y a 20 ans, l'UDRP a été utilisée dans plus de 45 000 cas à travers le monde

• Système uniforme de suspension rapide (URS)

Qu'est-ce que l'URS ?

Un Mécanisme de protection des droits (RPM) introduit par l'ICANN en 2013 vient compléter l'UDRP existant en offrant une voie de recours moins coûteuse et plus rapide aux détenteurs de droits subissant les cas d'infraction les plus évidents.

Quelles sont les caractéristiques clés de l'URS ?

• Se limite aux "nouvelles" extensions génériques populaires de premier niveau (nouveaux gTLD), excluant ainsi de nombreux gTLD comme .com ou .net ;
• Solution immédiate : utilisée dans le but de suspendre un nom de domaine soupçonné d'être cyber-squatté ;
• Durée du processus : 17 jours en moyenne ;
• Contient un système d'appel ;
• Idéal lorsque l'infraction est évidente.

"En octobre 2014, les noms de domaine radisson.club et radissonblu.club ont été suspendus en utilisant l'URS. Il a été déterminé que ces deux noms de domaine représentaient une atteinte à la marque déposée des hôtels Radisson."

Les processus UDRP & URS sont similaires et nécessitent que le plaignant prouve 3 éléments. Voici les facteurs décisifs pris en compte par les membres du panel de l'OMPI :

• Le nom de domaine est similaire, au point de prêter à confusion, à la marque déposée du plaignant ;
• Le titulaire ne possède pas de droits ni d'intérêts légitimes quant au nom de domaine ;
• Le nom de domaine a été enregistré et est utilisé "de mauvaise foi".

En tant que titulaire de marque déposée, vous devez choisir la procédure la plus adaptée, selon l'importance du domaine et selon que vous ayez ou non besoin de le récupérer.

Étape 6 Choix du bon fournisseur de domaine

Lors de la création de votre stratégie de gestion de domaine, choisir le bon fournisseur est crucial. Certains outils et services peuvent améliorer votre processus de façon significative et réduire les problèmes liés aux domaines. Lors du choix du fournisseur, prêtez attention aux critères suivants :

• Interface et gestion de données flexibles :
  • Facilité de transferts et transferts groupés internes/externes ;
  • Enregistrements, renouvellements et mises à jour groupées ;
• Variété d'extensions de domaine disponible ;
• Rapports et analyses ;
• Support client et gestion de compte ;
• Fournisseur sécurisé et fiable, accrédité par l'ICANN ;
• Services de gestion de domaines supplémentaires : services TMCH du bureau d'enregistrement, services de courtage et d'acquisition, facilité de création de sous-domaines.

Conclusion

Les entreprises du monde entier continuent à rencontrer un certain nombre de problèmes découlant d'une mauvaise gestion des domaines. L'absence de stratégie d'entreprise ou de connaissances des pratiques de gestion du domaine peut avoir des répercussions sur l'aspect financier de l'entreprise et sur la réputation de la marque. Dans le document ci-dessus, nous fournissons un guide complet des 8 étapes de la définition de la stratégie de gestion des domaines afin d'aider les entreprises à rationaliser et améliorer leurs processus internes, ainsi qu'à réduire les risques associés.

Photo par Mitchell Johnson sur Unsplash