6 conseils de notre PDG pour une communication en ligne efficace
Après 4 semaines de confinement en raison de la crise sanitaire actuelle, nous avons beaucoup appris sur la communication numérique, et sur la façon dont elle peut différer des interactions en face à face. Notre PDG, Lutz Berneke, nous a fait part de ses conseils personnels sur la meilleure façon de communiquer dans la situation actuelle.
Si le travail à domicile est quelque chose d'inhabituel pour vous, vous pourriez trouver cette période difficile, notamment parce que la communication avec vos collègues n'est pas aussi simple que d'habitude. Si les outils de vidéoconférence et de messagerie instantanée sont obligatoires, il peut être délicat de se fier exclusivement à la communication numérique et vous risquez de passer à côté des indices fournis par le langage corporel.
Nous nous sommes entretenus avec Lutz Berneke, notre PDG, pour connaître ses meilleurs conseils sur la manière d'assurer une communication fluide tout en travaillant à distance.
Trucs et astuces pour une meilleure communication à distance
1. Donnez du contexte. Communiquer sans contexte ne fera qu'embrouiller votre public cible et lui fera se poser tout un tas de questions. Mettez-vous à la place de votre interlocuteur. En expliquant les raisons et l'objectif final de votre demande/idée, vos collègues comprendront les implications et sauront quelles hypothèses formuler sur ce qui est communiqué. N'hésitez pas non plus à répondre de manière proactive aux questions, ce qui permettra à votre public de tirer plus facilement des conclusions et d'effectuer le travail plus rapidement.
2. Ne faites pas de suppositions. Ceci va de pair avec le conseil n° 1. Ne vous contentez pas de supposer que les autres comprennent les indices que vous leur laissez ou les détails de ce que vous avez à l'esprit. Ralentissez et prenez le temps d'expliquer votre idée étape par étape, avec l'intention d'être ultra clair. Lorsque vous communiquez sur un sujet, il est toujours bon de laisser à votre interlocuteur du temps pour poser des questions, afin de s'assurer qu'il a bien compris ce que vous vouliez dire. Ou de lui demander directement s'il a compris votre idée et quel est son avis.
3. Illustrez vos idées. Soyons honnêtes, travailler à la maison de nos jours peut être source de nombreuses distractions, surtout pour les parents. Pour conserver l’engagement de votre public, vous pouvez vous appuyer sur des supports visuels tels que des images, des graphiques, des statistiques. Comme le dit le vieil adage, « un dessin vaut mieux qu’un long discours ». Les supports visuels parlent souvent d'eux-mêmes et soutiennent vos idées de manière divertissante. Une étude a montré que seuls 10 à 20 % des participants étaient capables de se souvenir d'informations orales et écrites, tandis que plus de 50 % se souvenaient de visuels et d'images. Ce qui ne veut pas dire que vous ne pouvez pas aussi partager des résumés écrits pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et se souvient de ce qui doit être fait.
4. Demandez un retour d'information. Les idées nées dans l'isolement ont encore davantage besoin d'être pesées par vos pairs et vos clients que celles formulées dans un open space. N'hésitez pas à partager votre idée dans le tchat d'équipe pour demander l'avis de vos collègues, ou même à organiser une réunion pour éviter tout malentendu.
5. Utilisez les émojis. Les recherches montrent que 55 % de la communication est constituée par le langage corporel, 38 % par le ton de la voix et 7 % par les mots prononcés. L'utilisation d'émoticônes dans le tchat d'équipe peut vous aider à être plus « vrai » avec vos collègues. Bien qu'ils ne soient pas appropriés pour d'autres canaux de communication ou destinataires, ils peuvent être vraiment utiles pour donner à vos collègues plus d'informations sur le ton de votre voix et les aider à évaluer leurs émotions.
6. Soyez humain. Lorsque vous communiquez par voie numérique, une grande partie de la dimension sociale se perd. Surtout en ces temps effrayants et incertains que nous connaissons actuellement, faites un effort supplémentaire et faites preuve d'empathie avec les autres. Soyez ouvert quant à vos propres préoccupations et prenez le temps d'écouter vos pairs, demandez-leur comment ils se sentent et intéressez-vous vraiment à leur réponse. En bref, soyez plus humain.
Le mind mapping ou carte mentale
Bien que ce ne soit pas facile, « une communication réussie mène à l'action et il vaut la peine d'y prêter une attention particulière en ces temps difficiles », a déclaré Lutz. L'une de ses ressources préférées pour communiquer avec succès est la carte mentale : « Elle s'est avérée très utile pour moi afin de parvenir à une communication optimale, en particulier lorsque mes équipes travaillent à distance ».
Voici sa checklist mentale :
Ce que vous dites risque de ne pas être entendu !
Ce qui est entendu peut ne pas être compris !
Ce qui est compris peut ne pas être accepté !
Ce qui est accepté peut ne pas être fait !
Ce qui est fait une fois peut ne pas être fait régulièrement !
Ce qui est fait régulièrement peut ne pas être fait efficacement !
Ce qui est fait régulièrement et efficacement pourrait bientôt ne plus être la bonne chose à faire !
